Zwei Entscheidungen, die oft vermischt werden
Erste Entscheidung: welches Buchhaltungswerkzeug? sevdesk, Lexware Office oder etwas anderes. Dort liegen deine Belege, dort entstehen EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung, dort arbeitet deine Steuerberatung.
Zweite Entscheidung: welche App überträgt dorthin? Die App ist der Übersetzer zwischen Shopify und dem Werkzeug. Sie entscheidet, was ankommt und in welcher Qualität.
Die Reihenfolge ist wichtig. Das Werkzeug bindet dich länger und wechselt schwerer — meist entscheidet ohnehin, womit deine Steuerberatung arbeitet. Die App lässt sich austauschen.
Die sieben Kriterien
„Bestellungen übertragen“ steht auf jeder Produktseite. Die Unterschiede liegen im Detail:
- Was genau ankommt: Kontaktdaten inklusive USt-IdNr., alle Einzelpositionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz — oder nur eine Sammelposition? Versandkosten und Rabatte als eigene Zeilen?
- Referenzen: Trägt der Beleg eine Referenz auf die Shopify-Bestellung, damit sich später jede Rechnung zuordnen lässt?
- Steuerfälle: Werden Inland, innergemeinschaftliche Lieferung, Drittland, OSS und Kleinunternehmer unterschieden — und ist erkennbar, warum ein Fall gewählt wurde?
- Auslöser: Entsteht der Beleg bei Bestelleingang oder erst bei Zahlung? Letzteres verhindert Belege für Bestellungen, die nie bezahlt werden.
- Rückschrieb: Siehst du in Shopify, ob und unter welcher Nummer ein Beleg existiert?
- Erstattungen: Was passiert bei einer Teilerstattung? Viele Apps erzeugen nur Vollgutschriften — das sollte dastehen, nicht überraschen.
- Grenzen: Nennt der Anbieter, was die App nicht kann? Wer nichts ausschließt, hat es meist nicht geprüft.
Der Test, der wirklich etwas zeigt
Nimm eine echte Bestellung mit Rabattcode, Versandkosten und zwei verschiedenen Produkten — und übertrage genau diese in der Testphase.
Prüfe dann im Buchhaltungswerkzeug: Stimmen die Einzelpreise? Ist der Rabatt eine eigene Position oder in die Preise gerechnet? Steht der Versand getrennt? Passt der Steuersatz?
Eine Bestellung ohne Rabatt und ohne Versand überträgt fast jede App korrekt. Die Unterschiede zeigen sich genau dort, wo es unübersichtlich wird.
Wie zrapp bei diesen Kriterien abschneidet
Noch einmal offen: zrapp ist unsere eigene App. Wir beantworten die Kriterien hier so, wie wir es von jedem Anbieter erwarten würden — einschließlich der Grenzen.
- Was ankommt: Kontakt mit USt-IdNr., alle Positionen einzeln mit Menge und Einzelpreis, Versand und Rabatte als eigene Zeilen.
- Referenzen: Die Shopify-Bestellnummer steht auf dem Beleg, die Belegdaten stehen als Metafelder an der Bestellung.
- Steuerfälle: Vier Prioritätsstufen von Kleinunternehmer über Reverse-Charge bis zu den Standardregeln; die Zuordnung ist am Schlagwort im Beleg erkennbar.
- Auslöser: Zahlungseingang, nicht Bestelleingang.
- Preis: 6,99 US-Dollar im Monat oder 69,90 im Jahr, 14 Tage kostenlos, Abrechnung über Shopify Billing.
- Datenhaltung: Verschlüsselte Übertragung, Verarbeitung auf deutschen Servern.
Wann zrapp nicht das Richtige ist
Zu einem brauchbaren Entscheidungsrahmen gehört, die eigenen Grenzen zu nennen. zrapp passt nicht, wenn einer dieser Punkte zutrifft:
- Du nutzt Lexware Desktop. Die Desktop-Produkte haben keine passende Schnittstelle — nur die Cloud-Lösung Lexware Office.
- Du brauchst Teilgutschriften automatisch. Erstattungen erzeugen immer eine Gutschrift über den vollen Betrag; Teilerstattungen korrigierst du von Hand.
- Du erwartest eine qualifizierte USt-IdNr.-Prüfung. Die Steuerfall-Zuordnung nutzt die hinterlegte Nummer, prüft ihre Gültigkeit aber nicht.
- Du brauchst einen direkten DATEV-Transfer. zrapp erstellt Belege im Buchhaltungswerkzeug; der DATEV-Export läuft anschließend dort.
- Du nutzt kein Shopify. zrapp ist eine reine Shopify-App.
In fünf Schritten zur Entscheidung
- Buchhaltungswerkzeug festlegen — meist entscheidet, womit deine Steuerberatung arbeitet.
- Die sieben Kriterien durchgehen und markieren, was für dich nicht verhandelbar ist.
- Ein bis zwei Apps installieren und die kostenlose Testphase nutzen.
- Realistische Testfälle übertragen: mindestens eine Inlandsbestellung mit Rabatt und Versand, und falls einschlägig eine EU-Bestellung mit USt-IdNr.
- Die Belege im Buchhaltungswerkzeug prüfen — nicht die Oberfläche der App.
