Welche Shopify–Lexware-Office-Verbindung passt?
Lexware Office ist der heutige Name von lexoffice. Lexware bewirbt eine von einem Partner umgesetzte Shopify-Anbindung. Alternativ kommen spezialisierte Apps wie zrapp, Middleware oder eine eigene API-Integration infrage. Prüfe jeweils Betreiber, Support, Rechnungsauslöser, Refund-Verhalten, Historienimport und Fehlerprotokoll.
Bei zrapp ist die bezahlte Bestellung der automatische Rechnungsauslöser. orders/create und orders/updated spiegeln beziehungsweise analysieren Bestelldaten, erstellen aber allein keine Lexware-Rechnung.
Was automatisch übertragen wird
Bei aktivierter Konfiguration verarbeitet zrapp Shopify-Webhooks und protokolliert Erfolg, Überspringen oder Fehler:
- Bezahlte Bestellungen als Rechnung in Lexware Office
- Kundendaten als Lexware-Kontakte beziehungsweise definierter Sammelkunden-Flow
- Optionale Lieferscheine bei Bestellerfüllung
- Refunds als Gutschrift aus der vollständigen Ausgangsrechnung
- Rechnungsstatus als Metafeld zurück in die Shopify-Bestellung
- Historischer Import mit Dublettenprüfung über vorhandene Rechnungs-Metafields
Steuerlogik richtig einordnen
zrapp wertet Steuerstatus, Lieferland, Kundendaten und eine angegebene USt-IdNr. aus. Das unterstützt die Einordnung von Inland, EU-B2C/OSS, EU-B2B, Drittland, Steuerbefreiung und Kleinunternehmerstatus. Es ist aber keine Garantie für den steuerlichen Tatbestand.
Bei EU-B2B-Warenlieferungen sind die Voraussetzungen der innergemeinschaftlichen Lieferung, die Warenbewegung und eine dokumentierte MIAS/VIES-Prüfung relevant. Die aktuelle Webhook-Logik erkennt das Format einer USt-IdNr., führt aber keine qualifizierte Live-Validierung durch. Solche Fälle sollten vor Finalisierung geprüft werden.
Nutzt du stattdessen sevdesk? Dann hilft dir Shopify mit sevdesk verbinden weiter.
E-Rechnung in Lexware Office
Lexware Office kann bei aktivierter E-Rechnungsfunktion und passenden Kontaktdaten ein EN-16931-Profil als ZUGFeRD-PDF erzeugen. Für XRechnung werden zusätzliche Empfängerdaten wie eine Käuferreferenz benötigt. Das Format entsteht im Lexware-System; nicht jede B2C-Rechnung oder unvollständige Kontaktkonstellation wird dadurch automatisch zur E-Rechnung.
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln und Ausnahmen. Hintergründe findest du unter E-Rechnungspflicht für Shopify.
Refunds und E-Mail: die wichtigen Grenzen
Der aktuelle Lexware-Gutschriftflow übernimmt die vollständigen Positionen der Ausgangsrechnung. Ein einzelner Refund ist damit nicht automatisch eine positionsgenaue Teilgutschrift; bei Teil- und Mehrfacherstattungen sind Betrag, Positionen und bereits vorhandene Gutschriften zu prüfen.
Die von zrapp verwendete Lexware-API bietet keinen Rechnungsversand per E-Mail. Ein Schalter oder Textbaustein in der Integration kann diese API-Grenze nicht aufheben. Nutze dafür die Lexware-Oberfläche oder einen separat getesteten Shopify-Versandprozess.
Einrichtung und Abnahmetest
So nimmst du die Verbindung kontrolliert in Betrieb:
- 1. App installieren und Lexware-Office-API-Schlüssel hinterlegen.
- 2. Verbindung testen, Steuerstatus, Auto-Sync, Ausschluss-Tags und gewünschte Automatiken konfigurieren.
- 3. Bezahlte Inlandsbestellung prüfen: Kontakt, Positionen, Rabatt, Versand, Steuer und Rechnungs-Metafield.
- 4. Relevante Sonderfälle mit Steuerberatung abstimmen und als Testfälle abnehmen: EU-B2C/OSS, EU-B2B, Drittland und § 19.
- 5. Erfüllung für den optionalen Lieferschein testen.
- 6. Refund zunächst an einer kontrollierten Rechnung testen; Teilrefunds nicht ungeprüft finalisieren.
- 7. Historischen Import erst nach Abgleich bereits vorhandener Lexware-Belege starten.
