Lexware Office = lexoffice: was sich geändert hat
Vorab zur Klarheit: lexoffice wurde in „Lexware Office“ umbenannt. An der Software, den Schnittstellen und den Integrationen ändert sich nichts — wenn du eine „Shopify lexoffice App“ suchst, meinst du dasselbe wie „Shopify Lexware Office App“. Bestehende Anbindungen laufen unverändert weiter.
Warum Shopify allein für die Buchhaltung nicht reicht
Shopify ist eine starke Shop-Plattform, aber kein Buchhaltungssystem. Die größte Stolperfalle: Shopify-Bestellnummern (z. B. #1001) erfüllen nicht die Anforderung an eine fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummer, und der Standard-Beleg ist nicht GoBD-konform (Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit).
Hinzu kommen die Steuer-Fälle des Online-Handels: Privatkunden in der EU (OSS), Unternehmen mit USt-IdNr. (Reverse-Charge), Drittland-Export oder Kleinunternehmer nach § 19. Jeder Fall braucht den korrekten Steuersatz und Ausweis. Eine Lexware-Office-Anbindung löst das automatisch.
Vier Wege, Shopify mit Lexware Office zu verbinden
Die Optionen unterscheiden sich in Aufwand, Flexibilität und Funktionsumfang — alle haben ihre Berechtigung:
- Native Lexware-Office-App: die offizielle Direktanbindung, solide für Standard-Setups.
- Spezialisierte Apps (z. B. zrapp): auf Shopify-Buchhaltung im DACH-Raum fokussiert, mit automatischer Steuer-Logik, Gutschrift/Storno, Lieferscheinen, Metafield-Rückschreibung und Support.
- No-Code-Automation (Zapier, Make): flexibel und frei konfigurierbar; Logik, Steuerfälle und Zahlungszuordnung richtest du dabei selbst ein und wartest sie.
- Eigene API-Anbindung: maßgeschneidert, ideal wenn Entwickler-Ressourcen vorhanden sind.
Welcher Weg passt zu wem?
Eine neutrale Orientierung — ohne Wertung, jede Lösung hat ihren Anwendungsfall:
| Ansatz | Was es ist | Typisch geeignet für |
|---|---|---|
| Native App (Lexware Office) | offizielle Direktanbindung | Shops mit Standard-Setup |
| Spezialisierte App (z. B. zrapp) | auf Shopify-DACH-Buchhaltung fokussiert | Shops mit EU-Verkäufen/Steuerfällen, die alles automatisch wollen |
| No-Code (Zapier/Make) | individuell zusammensteckbar | Teams mit eigenen Workflow-Anforderungen |
| Eigene API | maßgeschneiderte Integration | Teams mit Entwickler-Ressourcen |
So läuft die Rechnungserstellung automatisch
Das Herzstück ist die automatische Rechnung. zrapp reagiert über Shopify-Webhooks in Echtzeit: Sobald eine Bestellung eingeht (orders/create) oder sich ändert (orders/updated), entsteht automatisch eine Rechnung in Lexware Office — mit fortlaufender, GoBD-konformer Nummer. Wer kontrollieren möchte, überträgt Bestellungen auch manuell aus der Oberfläche.
Die Rechnung ist voll anpassbar: Kopf-, Einleitungs- und Fußtext mit Platzhaltern (Bestellnummer, Shop-Name, Zahlungsziel), konfigurierbares Zahlungsziel, Wahl des Rechnungsdatums (Bestell- oder Erstellungsdatum) und eigene Druck-Layouts. Auf Wunsch verschickt zrapp die Rechnung direkt per E-Mail an den Kunden — mit eigenem Betreff und Textbaustein.
Für wiederkehrende Webhook-Zustellungen sorgt eine Mapping-Logik (Shop + Bestellnummer → Rechnung), die doppelte Belege bei Retries verhindert.
Zahlungen automatisch dem richtigen Konto zuordnen
zrapp liest die in Shopify verwendeten Zahlungsarten aus und ordnet sie über ein Payment-Gateway-Mapping dem jeweiligen Konto in Lexware Office zu. So landet PayPal beim PayPal-Konto, Shopify Payments bei seinem Konto und so weiter.
Unterstützt werden u. a. PayPal, Shopify Payments, Klarna, Kreditkarte, Apple/Samsung Pay und Gutscheine — sowie beliebige weitere Gateways. Fehlt eine Zuordnung, greift ein Standard-Konto. Das erspart die manuelle Kontierung.
Steuern korrekt lösen: das 4-Stufen-System mit Beispielen
zrapp bestimmt den Steuerfall pro Bestellung nach einer klaren Prioritäten-Logik und sorgt für den korrekten Ausweis in Lexware Office:
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): 0 % mit dem Hinweis „kein Umsatzsteuer-Ausweis“.
- EU-B2B mit gültiger USt-IdNr.: Reverse-Charge, 0 %, Hinweis „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“.
- Steuerbefreite Umsätze (§ 4 UStG): 0 % mit entsprechendem Hinweis.
- Inland (DE): 19 % (bzw. 7 % ermäßigt).
- EU-B2C mit OSS-Registrierung: länderspezifischer Steuersatz des Empfängerlands (z. B. AT 20 %, FR 20 %, ES 21 %).
- Drittland (Export außerhalb EU): 0 %, „steuerfreie Ausfuhrlieferung § 6 UStG“.
Gutschriften, Storno & Lieferscheine — automatisch
Erstattet ein Kunde eine Bestellung (refunds/create), erstellt zrapp automatisch eine passende Gutschrift in Lexware Office — mit eigenem Kopf-/Fußtext und auf Wunsch sofortiger Festschreibung. Wird eine Bestellung storniert (orders/cancelled), wird die zugehörige Rechnung sauber storniert oder ein offener Entwurf gelöscht.
Lexware-Office-spezifisch: zrapp kann bei Erfüllung einer Bestellung (orders/fulfilled) automatisch einen Lieferschein in Lexware Office anlegen — mit eigenem Druck-Layout und wahlweise Liefer- oder Bestelldatum. So sind Rechnung, Gutschrift und Lieferschein an einem Ort.
E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung) — fit für 2025–2028
Die E-Rechnungspflicht kommt gestaffelt: Seit 1.1.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ab 2027 (Umsatz > 800.000 €) bzw. 2028 (alle übrigen) müssen B2B-Rechnungen als strukturierter Datensatz ausgestellt werden. Ein PDF allein ist keine E-Rechnung.
Über Lexware Office kann zrapp Rechnungen als ZUGFeRD und — für B2B mit Leitweg-/Käuferreferenz — als XRechnung ausstellen. So bist du frühzeitig vorbereitet. Hintergründe im Beitrag E-Rechnungspflicht für Shopify.
Kontrolle, Import und Auswertung
Mit einem Tag-Ausschluss überspringst du bestimmte Bestellungen (z. B. Test- oder Großhandels-Bestellungen anhand von Order- oder Kundentags). Granulare Schalter aktivieren einzelne Automatiken (Rechnung, Storno, Gutschrift, Lieferschein) oder pausieren alles per globalem Auto-Sync-Toggle.
Für den Umstieg gibt es den nachträglichen Import ab beliebigem Datum. Im Dashboard siehst du 12-Monats-Umsatz, Umsatz nach Lieferland und Top-Produkte (ShopifyQL) sowie ein Transfer-Log mit Erfolg/Fehler je Bestellung. Rechnungsdaten werden zudem als Metafields in die Shopify-Bestellung zurückgeschrieben — für lückenlose Nachverfolgung.
Shopify mit Lexware Office verbinden: Schritt für Schritt
Mit zrapp ist die Einrichtung in wenigen Minuten erledigt:
- zrapp aus dem Shopify App Store installieren
- Lexware Office per API-Schlüssel verknüpfen
- Steuereinstellungen wählen (Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer, OSS aktiv?)
- Zahlungsanbieter den Lexware-Office-Konten zuordnen (PayPal, Klarna, Shopify Payments …)
- Automatiken festlegen (Rechnung/Gutschrift/Storno/Lieferschein, Festschreibung, E-Mail-Versand)
- Testbestellung übertragen und Ergebnis in Lexware Office prüfen — fertig
zrapp im Überblick: die Funktionen
zrapp ist auf Shopify-Buchhaltung spezialisiert und deckt Lexware Office und sevdesk mit einer einzigen App ab — 6,99 €/Monat (oder 69,90 €/Jahr), ohne Limits bei Bestellungen oder Rechnungen, 14 Tage kostenlos. Die wichtigsten Funktionen:
- Automatische & manuelle GoBD-Rechnungen nach Lexware Office (fortlaufende Nummern)
- Automatische Zahlungszuordnung per Gateway-Mapping
- Gutschriften & Storno bei Retouren/Stornos — mit Duplikat-Schutz
- Lieferscheine bei Bestellungs-Erfüllung (Lexware-Office-spezifisch)
- 4-Stufen-Steuer-Logik (Inland, Reverse-Charge, OSS, Drittland, Kleinunternehmer)
- OSS: Empfängerland erkennen, korrekten Steuersatz anwenden
- E-Rechnung ZUGFeRD + XRechnung + automatischer E-Mail-Versand
- Rückschreibung der Rechnungsdaten als Shopify-Metafields
- Nachträglicher Import historischer Bestellungen + Transfer-Log
- Tag-Ausschluss, granulare Automatik-Schalter, Dashboard-Analytics — und alles auch für sevdesk
