Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Bereich verbindlich gemacht. Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach ein per E-Mail verschicktes PDF, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind die zulässigen Formate vor allem ZUGFeRD (ein PDF mit eingebettetem XML) und XRechnung (reines XML).
Wichtig für dich als Shopify-Händler: Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Reine B2C-Verkäufe an Privatkund:innen sind davon zunächst nicht erfasst. Welches der beiden Formate für dich relevant ist, erklären wir ausführlich unter ZUGFeRD oder XRechnung.
Der gesetzliche Stufenplan 2025-2028 im Überblick
Die Einführung erfolgt in mehreren Stufen. Während die Empfangspflicht sofort gilt, wird die Ausstellungspflicht zeitlich gestaffelt und mit Übergangsregelungen versehen, damit kleinere Unternehmen Zeit zur Umstellung haben.
- Ab 1.1.2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ohne Ausnahme und ohne Umsatzgrenze.
- 2025 bis 2026: Übergangsphase. Papier- und einfache PDF-Rechnungen im B2B sind mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.
- Ab 2027: Die Ausstellungspflicht greift für Unternehmen oberhalb einer Vorjahresumsatzgrenze; kleinere Unternehmen behalten noch Übergangsfristen.
- Ab 2028: Die E-Rechnung im strukturierten Format wird im inländischen B2B flächendeckend zum verbindlichen Standard.
Empfangspflicht: Was seit 2025 schon gilt
Der entscheidende Punkt, der oft übersehen wird: Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Schickt dir ein Lieferant eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei, musst du sie annehmen, lesen und revisionssicher nach GoBD archivieren können. Ein bloßes Ablegen der PDF-Vorschau reicht nicht: der strukturierte XML-Datensatz ist das eigentliche Original.
Für Shopify bedeutet das: Der Empfang findet außerhalb des Shops statt, typischerweise in deinem Buchhaltungs- oder Mailsystem. Trotzdem solltest du jetzt eine Lösung haben, die eingehende E-Rechnungen korrekt verarbeitet und unveränderbar speichert.
Warum Shopify nativ kein ZUGFeRD oder XRechnung kann
Shopify ist eine global ausgerichtete Commerce-Plattform und kennt die deutschen bzw. EU-spezifischen Rechnungsformate nicht. Die Standard-Bestellbestätigung und die per Theme oder App erzeugten Belege sind in aller Regel HTML- oder PDF-Dokumente ohne eingebettetes, normkonformes XML. Damit erfüllen sie weder die EN 16931 noch die Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig im strukturierten Format.
Hinzu kommt, dass deutsche Steuerlogik, etwa OSS für EU-B2C-Fernverkäufe, Reverse-Charge bei B2B-Lieferungen in die EU oder die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, im Standard-Shopify nicht abgebildet wird. Wer rechtssichere E-Rechnungen braucht, kommt um eine ergänzende Lösung nicht herum.
So machst du deinen Shopify-Shop e-rechnungsfähig
Die praktikable Antwort ist eine App oder Buchhaltungs-Anbindung, die aus jeder Shopify-Bestellung automatisch eine normkonforme E-Rechnung erzeugt und sie GoBD-konform archiviert. Du kannst Belege entweder direkt aus Shopify generieren lassen oder deine Bestellungen an ein Buchhaltungssystem übergeben.
Mit belegio lassen sich Shopify-Rechnungen automatisch erstellen, inklusive ZUGFeRD und XRechnung. Wer in vorhandenen Buchhaltungs-Workflows bleiben will, verbindet seinen Shop alternativ direkt: etwa mit sevdesk oder mit Lexware Office. Bei der Auswahl und Einrichtung helfen wir gern – ein Blick auf unsere Leistungen lohnt sich.
Was du bis zu den Fristen vorbereiten solltest
Auch wenn die volle Ausstellungspflicht erst 2027/2028 greift, solltest du früh handeln. Die Empfangspflicht gilt bereits, und eine saubere E-Rechnungs-Infrastruktur spart später Stress und Fehlerquellen.
Prüfe deine Stammdaten (USt-IdNr., vollständige § 14-Pflichtangaben), kläre dein B2B-Anteilsvolumen und entscheide, ob du Belege aus Shopify heraus oder über dein Buchhaltungssystem erstellst. Wer auch grenzüberschreitend verkauft, sollte zusätzlich Österreich (Kleinunternehmergrenze 55.000 € brutto seit 2025) und die Schweiz (MwSt-Pflicht ab CHF 100.000 Umsatz) im Blick behalten.
