Was die Empfangspflicht seit dem 1.1.2025 konkret bedeutet
Anders als die gestaffelte Ausstellungspflicht (die schrittweise bis 2028 greift) gilt die Empfangspflicht ohne Übergangsfrist: Seit dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland in der Lage sein, von einem anderen inländischen Unternehmen eine E-Rechnung anzunehmen. Das betrifft auch dich als Shopify-Händler, sobald du im B2B-Bereich Leistungen einkaufst, etwa von Agenturen, Lieferanten oder Software-Anbietern.
Entscheidend: Die Empfangspflicht hängt nicht von deinem Umsatz ab. Selbst Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Unternehmen, die selbst noch im Stufenplan-Übergang sind, müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. Den genauen Zeitplan für die Ausstellung erklären wir im Beitrag zur E-Rechnungspflicht und dem Stufenplan 2025–2028.
E-Rechnung ist nicht gleich PDF
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, kein eingescanntes oder per E-Mail verschicktes PDF. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, also menschen- und maschinenlesbar zugleich).
Für den Empfang heißt das: Du musst das enthaltene XML auslesen, prüfen und revisionssicher speichern können, nicht nur die PDF-Ansicht. Welches Format wann sinnvoll ist, vergleichen wir im Detail unter ZUGFeRD oder XRechnung.
- XRechnung: reines XML-Format, verbreitet im Behördenumfeld (B2G).
- ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML, ideal für gemischte B2B-Workflows.
- Norm EN 16931: gemeinsame europäische Basis beider Formate.
- Klassisches PDF oder Papier: erfüllt die E-Rechnungs-Definition nicht.
So richtest du den Empfang sauber ein
Technisch ist der Einstieg niedrigschwellig: Für den reinen Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, an das Lieferanten ihre E-Rechnungen senden. Der eigentliche Aufwand liegt in der Verarbeitung: Das XML muss validiert, die Pflichtangaben nach § 14 UStG geprüft und das Original unverändert archiviert werden.
Genau hier greift die GoBD: E-Rechnungen müssen unveränderbar, vollständig und über die gesetzliche Frist nachvollziehbar gespeichert werden. Maßgeblich ist dabei das XML-Original, nicht die optische Darstellung. Eine reine PDF-Ablage im Dateisystem reicht für die revisionssichere Aufbewahrung nicht aus.
Der B2B-Workflow: empfangen und versenden in einem Fluss
Im Shopify-B2B brauchst du beide Richtungen. Auf der Versandseite generierst du für deine Geschäftskunden E-Rechnungen aus den Bestelldaten, inklusive korrekter Steuerlogik. Verkaufst du an EU-Geschäftskunden mit gültiger USt-IdNr., greift Reverse-Charge mit 0 %; wie das im Shop sauber abgebildet wird, zeigen wir unter Reverse-Charge bei Shopify-B2B-Verkäufen.
Mit belegio entstehen E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) automatisch aus jeder Shopify-Bestellung, gehostet in Frankfurt, DSGVO-konform. Wer die Belege zusätzlich in eine Buchhaltung übergeben will, verbindet Shopify direkt mit sevdesk oder Lexware Office. Wie automatischer Belegversand grundsätzlich funktioniert, liest du unter Shopify-Rechnungen automatisch erstellen.
Steuerlogik im B2B richtig abbilden
Eine E-Rechnung ist nur dann korrekt, wenn die Steuerangaben stimmen. Im B2B sind drei Fälle typisch: Inlandsverkauf mit 19 % (bzw. 7 % ermäßigt), innergemeinschaftliche B2B-Lieferung mit gültiger USt-IdNr. als Reverse-Charge mit 0 %, und EU-B2C-Fernverkäufe über die OSS-Schwelle von 10.000 € mit dem lokalen Steuersatz des Ziellandes.
Diese Logik gehört nicht in eine manuelle Excel-Liste, sondern in einen automatischen Workflow. Wie du Bestellungen ohne Medienbruch verbuchst, vergleichen wir unter Shopify-Bestellungen automatisch verbuchen. Auch für österreichische und Schweizer Shops gelten eigene Schwellen, etwa die Kleinunternehmergrenze von 55.000 € brutto in Österreich oder die MwSt-Pflicht ab CHF 100.000 Umsatz in der Schweiz.
Häufige Stolperfallen vermeiden
Die meisten Fehler entstehen nicht beim Senden, sondern beim Empfang und der Archivierung. Wer das XML-Original verwirft und nur das PDF speichert, verstößt gegen die GoBD. Auch das Ignorieren eingehender E-Rechnungen mit der Begründung „wir stellen ja selbst noch keine aus" ist riskant; die Empfangspflicht ist davon unabhängig.
- Nur das PDF statt des XML-Originals archivieren: GoBD-Verstoß.
- Empfangspflicht ignorieren, weil noch keine Ausstellungspflicht greift.
- USt-IdNr. bei EU-B2B nicht prüfen: Reverse-Charge wird angreifbar.
- Pflichtangaben nach § 14 UStG nicht validieren vor der Verbuchung.
